PDF برای نمایش ثابت صفحه ساخته شده، نه برای ویرایش ساختاری مثل Word. به همین دلیل تبدیل یک PDF پیچیده به Word همیشه به معنی حدس‌زدن دربارهٔ پاراگراف، ستون، جدول و ترتیب متن است.
اگر از اول بدانید هدفتان «برداشتن متن»، «حفظ ظاهر» یا «خواندن اسکن» است، می‌توانید روش درست را انتخاب کنید و وقتتان را صرف ترمیم یک فایل به‌هم‌ریخته نکنید.
سه نیاز معمول وجود دارد و برای هرکدام راه مناسب متفاوت است:
در بسیاری از PDFها، جدول واقعاً به‌عنوان «جدول» ذخیره نشده؛ مجموعه‌ای از خط‌ها و نوشته‌ها در مختصات مشخص است. تبدیل‌کننده باید حدس بزند کدام متن متعلق به کدام سلول است.
در سندهای چندستونه هم ترتیب نمایش حروف لزوماً همان ترتیب خواندن انسان نیست. به همین دلیل ممکن است دو ستون در خروجی با هم قاطی شوند.
اگر نمی‌توانید متن را با ماوس انتخاب کنید، احتمالاً صفحه تصویر است. OCR حروف داخل تصویر را تشخیص می‌دهد و متن قابل‌جست‌وجو و کپی می‌سازد.
برای دقت بیشتر، اسکن صاف، واضح، پرنور و با کنتراست مناسب استفاده کنید و متن حساس را بعد از OCR بازبینی کنید.