بسیاری از سرویس‌های ایمیل و سامانه‌های اداری برای فایل پیوست محدودیت حجم دارند. PDFهای اسکن‌شده به‌خاطر تصویر هر صفحه خیلی زود از این حد عبور می‌کنند.
اما هر PDF را نباید با یک روش فشرده کرد. سند متنی با یک اسکن تصویری فرق دارد و تبدیل همهٔ صفحهها به عکس می‌تواند متن واضح را تار و حتی غیرقابل‌جست‌وجو کند.
اگر می‌توانید متن را انتخاب کنید، بخش زیادی از سند متنی است و احتمالاً از قبل نسبتاً کم‌حجم است. اگر هیچ متنی انتخاب نمی‌شود، صفحات احتمالاً تصویر هستند و کاهش حجم بیشتری ممکن است.
در سندهای ترکیبی، معمولاً عکس‌ها و اسکن‌ها عامل اصلی حجم‌اند.
در فایل تصویری می‌توان کیفیت عکس را پایین آورد، اما نوشته‌های ریز، مهر و شماره‌های مهم ممکن است ناخوانا شوند. خروجی را در بزرگ‌نمایی واقعی کنترل کنید.
اگر سند امضای دیجیتال معتبر دارد، تغییر فایل می‌تواند اعتبار امضا را از بین ببرد؛ فشردهسازی باید قبل از امضای نهایی انجام شود.
می‌توانید اسکن رنگی را در صورت مناسب‌بودن خاکستری کنید، صفحه‌های غیرضروری را جدا کنید یا به‌جای پیوست، لینک امن فایل را ارسال کنید.